Rabu, 15 Maret 2017
Konsep Dasar Manajemen Perubahan
Definisi Manajemen
Perubahan adalah suatu upaya yg dilakukan manajemen guna
melakukan perubahan berencana dengan menggunakan jasa/ bekerjasama dengan
intervenis/ konsultan. Agar organisasi tersebut tetap survive dan bahkan
mencapai puncak perkembangannya.
Tujuan dan Manfaat manajmen Perubahan
Perubahan
mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, tanpa adanya
perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama.
Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap
dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman, kemajuan teknologi dan dibidang
pelayanan kesehatan adalah peningkatan kesadaran pasen akan pelayanan yang
berkualitas.
Tipe Perubahan
Perubahan
terdiri dari 3 tipe yang berbeda, dimana setiap tipe memerlukan strategi manajemen
perubahan yang berbeda pula. Tiga macam perubahan tersebut adalah:
(1) Perubahan
Rutin, dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi;
(2) Perubahan
Peningkatan, yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi;
(3) Perubahan
Inovatif, yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya.
Pada
dasarnya tidak ada satupun pendekatan yang sesuai untuk Manajemen
Perubahan. Metoda-metoda yang digunakan untuk komunikasi, kepemimpinan,
dan koordinasi kegiatan harus disesuaikan dalam menemukan kebutuhan
masing-masing situasi perubahan.
Beberapa pertanyaan
yang perlu ditanyakan untuk mengakses jenis-jenis perubahan yang ditemukan
dalam organisasi adalah:
- Apakah perubahan itu bersifat siklis ?
- Apakah para karyawan mengantisipasi perubahan ini
?
- Apakah perubahan itu berarti terjadi pergerakan
dari rutinitas ke lainnya ?
Jika jawabannya “ya”,
berarti terjadi perubahan rutinitas
- Akankah perubahan tersebut memberikan jalan yang
lebih baik dalam pelaksanaan aktivitas saat ini ?
- Apakah perubahan mempertinggi intensitas kegiatan
yang ada ?
Jika jawabannya “ya”,
berarti terjadi peningkatan perubahan
- Apakah perubahan merupakan pendekatan baru secara
keseluruhan atau sebuah ide untuk organisasi ?
- Apakah perubahan tersebut memerlukan pemikiran
ulang dari prosedur-prosedur organisasi saat ini ?
Jika jawabannya “ya”,
berarti terjadi sebuah perubahan inovatif
Macam-macam
Perubahan :
- Perubahan tidak berencana
- Perubahan berencana
Perubahan tidak
berencana :
- Perubahan karena perkembangan ( Developmental
Change)
- Perubahan secara tiba-tiba (Accidental Change)
Perubahan berencana :
- Perubahan yangg disengaja/ bahkan direkayasa oleh
pihak manajemen
- Penerapan pengetahuan tentang manusia secara
sistematis dan tepat dengan maksud melakukan tindakan yg berarti (Bennis,
Benne dan Chin).
- Usaha untuk mengumpulkan, menggunakan data dan
informasi guna memecahkan persoalan sosial (Kurt Lewin).
- Perubahan yg dilakukan secara sengaja, lebih
banyak dilakukan atas kemauan sendiri, sehingga proses perubahan itu lebih
banyak diusahakan oleh sistem itu sendiri.
Perubahan untuk mencapai Sukses
Tujuan
perubahan adalah ke arah sukses organisasi. Dapat diperhatikan orang-orang
sukses di sekitar kita, pastilah kesuksesan mereka dicapai dengan melakukan
perubahan.Henry Ford, Mahatma Gandhi, Bill Gates merupakan
contoh orang-orang sukses yang meraih prestasi gemilang dengan melakukan
perubahan.
Ford
melakukan perubahan dengan menyederhanakan proses produksi mobil dan menurunkan
biaya produksi dengan signifikan. Mahatma Gandhi mengubah perjuangan yang penuh
kl, menjekerasan menjadi perjuangan dengan tanpa kekerasan. Bill Gates
merevolusi penggunaan komputer dari komputer main frame yang besar, berat, dan
mahaadi komputer personal yang lebih ramping, lebih mudah digunakan, dan lebih
murah.
Mengapa Perlu Melakukan Perubahan?
Tema
tentang “Change Management” telah menjadi topik yang populer di bahas dekade
terakhir ini. Kebutuhan untuk berubah dimotori lagi oleh revolusi di bidang
teknologi informasi. Di era digital ini, seorang pebisnis ataupun sebuah perusahaan
tidak lagi cukup untuk memenangkan “satu pertandingan” dalam arena persaingan.
Untuk sukses, yang diperlukan adalah kemenangan yang berkelanjutan. Jadi, kita
tidak bisa lagi merasa puas karena telah meraih satu prestasi. Kita dituntut
untuk terus menerus meraih prestasi. Untuk itu, perlu dilakukan perubahan yang
terus menerus.
Dengan
semakin banyaknya orang yang masuk ke bursa kerja, makin ketat persaingan kita
untuk mendapat pekerjaan. Misalkan dalam sebuah Job Fair yang menawarkan
sekitar 3000 pekerjaan dibanjiri oleh sekitar 10.000 orang yang mencari kerja.
Persaingan di dalam negeri saja sudah cukup sulit, apalagi jika ditambah dengan
dipermudahnya para pekerja asing untuk ikut masuk bursa tenaga kerja di dalam
negeri. Otomatis persaingan menjadi semakin sengit.
Biasanya
hanya orang-orang yang bisa menawarkan perubahan yang mungkin terpilih. Dan
dari mereka yang telah terpilih, hanya orang-orang yang memiliki kemampuan
melakukan perubahanlah yang akan tetap dipertahankan dalam dunia kerja.
Manusia
secara alami juga mengalami perubahan fisik dari bayi, menjadi anak-anak,
remaja, dewasa, dan menjadi tua. Di tiap tahap perkembangan harus ada
perubahan. (Bayangkan saja seorang yang berusia 40 tahun tetapi masuk memiliki
tingkah laku dan pengetahuan seorang bayi).
Jika
tidak mengalami perubahan, pasti orang tersebut akan mengalami kesulitan,
disorientasi, stress, bahkan mungkin akan tidak bisa bertahan hidup. Jadi,
perubahan bukan lagi merupakan sebuah kebutuhan ataupun pilihan, melainkan
sudah menjadi keharusan. Tanpa perubahan tak ada daya juang untuk terus hidup.
Mengapa orang takut perubahan?
Walaupun perubahan merupakan suatu keharusan, kita
sering merasa ragu atau bahkan enggan untuk melakukannya karena tiga alasan
berikut.
- Alasan yang sering kita ungkapkan adalah rasa
takut. Rasa ini muncul karena karena kita tidak tahu
pasti apa yang menanti di depan kita. Banyak dari kita yang beranggapan
bahwa melakukan perubahan itu ibarat melangkah memasuki kegelapan. Kita
tidak tau apa yang ada di depan kita: lubang, batu, ataupun benda-benda
tajam yang mungkin bisa melukai kita. Bandingkan dengan melangkah dalam
ruang yang terang. Walaupun benda-benda yang sama berada di tempat ini,
kita lebih yakin untuk melangkah karena kita tahu kemana harus berjalan
untuk menghindari bahaya.
- Resiko merupakan alasan berikut yang sering
terdengar. Resiko memang merupakan bagian yang tak
terpisahkan dari perubahan. Untuk mengubah nasib dari seorang pengangguran
menjadi seorang yang memiliki penghasilan, kita perlu melakukan perubahan,
misalnya dengan memulai usaha sendiri, ataupun melamar untuk bekerja di
perusahaan orang lain. Jika kita memutuskan untuk membuka usaha sendiri,
resiko yang kita hadapi adalah kerugian, bahkan kegagalan dalam berbisnis.
Sedangkan untuk pilihan melamar pekerjaan, resikonya adalah penolakan
perusahaan terhadap lamaran kita. Untuk melangkah ke jenjang karir yang
lebih tinggi, kita sering dituntut untuk mempersembahkan prestasi bagi
perusahaan. Prestasi ini tentunya perlu dimulai dari ide perubahan yang kita
sampaikan pada pimpinan. Resiko yang mungkin muncul adalah penolakan
pimpinan terhadap ide tersebut. Semua resiko— penolakan, kegagalan, dan
kerugian—memang menyakitkan. Tidak heran jika banyak dari kita yang sudah
merasa nyaman dengan kondisi kita, enggan melakukan perubahan.
- Perubahan seringkali diikuti dengan kesulitan. Kesulitan mencari modal, memilih lokasi usaha, mengurus perizinan
yang diperlukan, memproduksi barang, dan memasarkan produk akan mengikuti
seorang yang memutuskan untuk mencoba memulai usaha baru. Kesulitan
mencari waktu untuk belajar ditengah kesibukan bekerja, mengasah otak
untuk memahami konsep-konsep baru dari buku teks yang dipelajari,
mempersiapkan diri untuk ikut ujian akhir, menyelesaikan kasus-kasus, dan
membuat lima makalah dalam seminggu merupakan kesulitan yang perlu
dihadapi seorang pekerja yang ingin meraih nilai tambah dengan meneruskan
sekolah ke jenjang yang lebih tinggi sambil bekerja.
Apa yang diperlukan dalam Perubahan ?
Menurut John Taylor, salah seorang petinggi di
perusahaan otomotif raksasa General Motors, perubahan tidaklah mudah untuk
dilakukan. Dalam melakukan perubahan akan banyak kesulitan, kegagalan, dan
masalah yang dihadapi. Semua ini memang merupakan bagian dari perubahan. Untuk
itu, menurut Taylor (seperti yang dikutip oleh Anna Muoio dalam artikelnya di fastcompany.com) dalam melakukan
perubahan diperlukan keberanian, imaginasi, dan komitmen. Tanpa ketiga hal ini,
perubahan akan kandas di tengah jalan sebelum berubah wujud menjadi sukses
gemilang.
- Keberanian diperlukan untuk mengambil keputusan
sulit untuk mengatasi ketidakpastian, ketakutan, dan segala resiko yang
bisa mencegah seseorang untuk mengambil keputusan untuk melakukan
perubahan.
- Imaginasi diperlukan untuk melihat kearah mana
perubahan harus dilakukan.
- Komitmen diperlukan untuk tetap fokus pada usaha
untuk meraih sukses walaupun harus menghadapi berbagai kesulitan,
hambatan, ataupun masalah.
Emily Lawson dan
Colin Price dalam artikel mereka “The Psychology of Change
Management” yang muncul dalam edisi khusus dari The McKinsey Quarterly 2003
mengatakan bahwa untuk melakukan perubahan diperlukan perubahan dalam cara
berpikir (mindset transformation). Kedua pengarang ini menganjurkan pada
pimpinan perusahan yang akan membawa perubahan dalam organisasi yang mereka
pimpin untuk memprioritaskan perubahan mindset para karyawan mereka.
Menurut
Lawson dan Price, motor dari perubahan adalah orang-orang yang melakukan
perubahan tersebut. Untuk membuat orang-orang ini mau melaksanakannya,
diperlukan usaha untuk mengubah cara berpikir mereka, misalnya melalui
training, coaching, dan contoh konkrit dari tingkah laku para pemimpin di
perusahaan tersebut.
Dennis
Hope dalam artikelnya “Darwin Did It” yang muncul di majalah Inggris “The
Reviews” edisi February 2001 mengutip pendapat George Binney dan Colin williams
yang menggaris bawahi perlunya “sense of urgency” dan Visi yang jelas yang
dapat digunakan sebagai tuntunan arah perubahan yang akan dilakukan.
Sense
of urgency bisa muncul dari krisis, kegagalan, masalah, ancaman bangkrut,
ataupun kebingungan yang dialami seseorang ataupun sebuah perusahaan, sedangkan
visi yang jelas bisa diformulasikan dan dikomunikasikan dengan jelas kepada
seluruh jajaran yang terlibat dalam pelaksanaan perubahan agar bisa saling
mendayung kearah tujuan yang sama.
Bagaimana melakukan perubahan?
Ada banyak cara yang bisa dilakukan untuk melakukan
perubahan. Namun, yang berikut ini adalah cara-cara yang telah sukses dilakukan
oleh pebisnis kondang, maupun cara yang diusulkan oleh konsultan bisnis. Jack
Welch, dari General Electrics, menawarkan dua cara ampuh yang telah membantunya
mengubah GE menjadi perusahaan raksasa kelas dunia.
- Cara pertama adalah “Destroy Your Business” (DYB).
Ketika Jack Welch memimpin GE, ia tidak menerapkan Strategic Planning
seperti yang biasa dilakukan oleh para pimpinan perusahaan lain. Ia
menerapkan DYB untuk menimbulkan “sense of urgency” pada para jajarannya
untuk melakukan perubahan. Melalui DYB, Jack Welch mengajak karyawan GE
untuk mengidentifikasi kelemahan GE dan faktor-faktor lain yang bisa
menghancurkan usaha GE di masa depan.
- Setelah kelemahan dan masalah berhasil
diidentifikasi, cara kedua yang diterapkan adalah “Grow Your Business”
(GYB) untuk memacu jajaran GE untuk memikirkan strategi ampuh mengatasi
kelemahan dan tantangan yang dihadapi, dan memacu pertumbuhan GE agar
tidak hanya tetap eksis, tetapi juga menjadi lebih baik dari kondisi yang
sekarang relatif terhadap para pesaingnya baik yang besar ataupun yang
kecil.
Cara-cara
berikut ini disampaikan oleh Nicholas Morgan dalam artikelnya yang muncul di
fastcompany. com edisi November 1996.
- Cara pertama adalah membuka pikiran kita terhadap
berbagai ide yang ada di sekeliling kita. Ide-ide ini bisa kita jadikan
masukan yang berharga untuk melakukan perubahan. Misalnya kita ingin
memulai usaha baru, kita perlu mensurvey (misalnya: di buku-buku, majalah,
internet, forum diskusi, interview, pengamatan) ide-ide mengenai usaha
baru yang diminati, atau startegi-strategi yang telah dilakukan oleh
pengusaha-pengusaha yang telah sukses.
- Cara kedua adalah melakukan networking seluas-luasnya untuk mendapat ide-ide perubahan yang sebanyak-banyaknya. Dari ide-ide ini bisa kita pilih yang terbaik, atau bisa kita kombinasikan menjadi ide baru. Ed Schein, pakar dibidang manajemen perubahan menekankan perlunya mengalokasikan waktu untuk pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan untuk melakukan perubahan. Jika kita ingin meraih kesempatan untuk mendapat promosi ke jenjang karir yang lebih tinggi, kita perlu melengkapi diri kita tentang persyaratan, tugas dan tanggung jawab orang yang berada pada posisi yang kita targetkan. Dengan demikian, ketika kesempatan promosi ada di depan mata, kita bisa menunjukkan bahwa kita sudah siap untuk itu. Sedangkan ditingkat perusahaan, pimpinan perusahaan perlu menyiapkan sumber daya manusianya dengan ketrampilan dan informasi yang diperlukan untuk melakukan perubahan dari perusahaan yang hanya menjejakan kaki pada bisnis dunia nyata, menjadi perusahaan yang melengkapi usaha dunia nyata dengan meraih juga kesempatan berbisnis di dunia maya.
Dori
DiGenti, pimpinan perusahan konsultan Learning Mastery menyebutkan perlunya
menyusun rencana implementasi dari perubahan yang akan dilakukan dengan
memasukan etape-etape ataupun pos-pos sukses kecil yang mungkin diraih sebelum
mencapai sukses besar. Untuk itu, perlu tujuan sukses perlu di “breakdown”
menjadi sukses-sukses kecil yang bisa memacu motivasi untuk melaju ke langkah
selanjutnya menuju arah perubahan yang telah dipetakan.
Pihak-pihak yang
Terlibat dalam Perubahan
Hal
selanjutnya yang perlu dipikirkan adalah mengenai profil orang – orang yang
terlibat dalam perubahan. Profil orang-orang tersebut seharusnya dapat
mengorganisasi informasi dari semua orang terlibat dalam upaya perubahan.
Setiap orang akan mempunyai prioritas dan minat yang berbeda, berdasarkan
fungsi mereka. Kebijaksanaan dan diplomasi harus digunakan ketika
mempresentasikan tujuan perubahan kepada kelompok. Pesan yang sama harus
disampaikan kepada semua orang, bagaimanapun pentingnya, perlu dicermati
hal-hal khusus yang banyak relevansinya kepada kelompok.
Penyesuaian pesan
dengan minat orang-orang ini membawa kita untuk bekerja lebih efektif dengan
kebutuhan yang berbeda-beda bagi setiap individu atau kelompok. Dengan memahami
perbedaan akan meningkatkan kemungkinan menghargai pengalaman teman sejawat.
Dengan memahami konsentrasi dan minat setiap orang, akan meningkatkan kinerja
kepemimpinan. Contoh: Untuk memonitor tingkat infeksi semua staf di
klinik, termasuk para dokter, perawat, bidan, petugas kebersihan, petugas yang
menyediakan sabun dan tissue, para pasen.
Tahapan Dalam
Manajemen Perubahan
Suatu perubahan
terjadi melalui tahap-tahapnya. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam
(dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan
eksternal). Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan
perubahan. Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:
Tahap 1,
yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan
seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan
/terjadi. Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal
kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.
Tahap 2, adalah tahap
perencanaan perubahan. Pada tahap ini harus dianalisis mengenaidiagnostik
situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan. Dalam
proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan
dapat terjadi dengan baik.
Tahap 3,
merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi
proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan. Apabila suatu
perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan
monitoring perubahan.
Tahap 4,
adalah tahap evaluasi dan umpan balik. Untuk melakukan
evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan
data dan evaluasi datatersebut. Hasil evaluasi
ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan
yang diinginkan berikutnya.
Suatu perubahan
melibatkan perasaan, aksi, perilaku, sikap, nilai-nilai dari orang yang
terlibat dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan.
Jika perubahan melibatkan sebagian besar terhadap perilaku dan sikap mereka,
maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan membutuhkan waktu yang lama.
Jika
pimpinan manajemen perubahan mengetahui emosi normal yang dicapai,
ini akan lebih mudah untuk memahami dan menghandel emosi secara benar.
Jika pimpinan manajemen perubahan mengetahui emosi normal yang dicapai, ini akan lebih mudah untuk memahami dan menghandel emosi secara benar.
Gambar berikut ini menunjukkan kejelasan komponen tersebut.
Gambar :
* Atkinson, P. 1990: Creating
Culture Change Bedford. IFS Ltd.
Gambar
dibawah ini memperlihatkan bahwa jika paserta yang hadir memberikan dukungan
yang cukup, mereka akan dapat menerima perubahan. Mereka tetap membutuhkan
banyak dukungan untuk dapat menerima secara keseluruhan dan memahami perubahan
tersebut ke setiap tindakan dan perilaku normal mereka sendiri. Gambar ini
mengilustrasikan proses perubahan lebih baik.
Jenis-jenis Strategi
Manajemen Perubahan :
- Political strategy : Pemahaman mengenai struktur kekuasaan yg terdapat dalam sistem
sosial.
- Economic Strategy : Pemahaman dalam memegang posisi pengaturan sumber ekonomik,
yaitu memegang posisi kunci dalam proses perubahan berencana.
- Academic Strategy : Pemahaman bahwa setiap manusia itu rasional, yaitu setiap
orang sebenarnya akan bisa menerima perubahan, manakala kepadanya
disodorkan data yg dapat diterima oleh akal sehat(Rasio).
- Enginering Strategy : Pemahaman bahwa setiap perubahan menyangkut setiap manusia.
- Military Strategy : Pemahaman bahwa perubahan dapat dilakukan dengan kekerasan/
paksaan.
- Confrontation Strategy : Pemahaman jika suatu tindakan bisa menimbulkan kemarahan
seseorang, maka orang tersebut akan berubah.
- Applied behavioral science Model : Pemahaman terhadap Ilmu perilaku.
- Followship Strategy : Pemahaman bahwa perubahan itu dapat dilakukan itu dapat
dilakukan dengan mengembangkan prinsip kepengikutan.
